Năm 2026 không còn là tuyển theo nhu cầu — mà là tuyển theo dự báo
Bối cảnh kinh tế 2025-2026 đang đặt ra những thách thức chưa từng có: biến động vĩ mô không ngừng, cạnh tranh nhân lực tri thức ngày càng gay gắt, và đặc biệt - chi phí tuyển dụng tăng cao trong khi ngân sách bị thắt chặt. Theo CIPD – Resourcing and Talent Planning Report, khoảng 60-70% doanh nghiệp không đạt được KPI tuyển dụng do thiếu kế hoạch chi tiết và khả năng dự báo chính xác. Báo cáo nhấn mạnh rằng nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đạt mục tiêu tuyển dụng vì quy trình chưa linh hoạt và thiếu công cụ phân tích
Thời đại "tuyển khi thiếu người" đã qua. Năm 2026 thuộc về những doanh nghiệp biết dự báo trước nhu cầu, chuẩn bị nguồn lực từ sớm và vận hành quy trình tối ưu. Một kế hoạch tuyển dụng tốt không chỉ giúp đạt KPI mà còn tiết kiệm đến 30-40% chi phí và thời gian so với tuyển dụng "ứng biến".
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 7 bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng 2026 - thực chiến, có số liệu và áp dụng được ngay.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại (Workforce Audit)
Trước khi lập kế hoạch cho tương lai, bạn cần hiểu rõ hiện tại đang đứng ở đâu. Workforce Audit giúp trả lời ba câu hỏi cốt lõi:
- Vị trí nào đang thiếu người? Rà soát từng phòng ban để xác định những vị trí đang bỏ trống, tạm thời được "cover" bởi người khác, hoặc sắp có người nghỉ việc. Theo SHRM, chi phí để thay thế một nhân viên có thể lên đến 50-60% mức lương năm, nên việc dự báo trước nhân sự sắp rời đi là cực kỳ quan trọng.
- Ưu tiên chiến lược là gì? Không phải vị trí nào cũng có mức độ ưu tiên như nhau. Một Data Analyst cho team Product có thể quan trọng hơn một Admin Assistant. Xác định rõ đâu là những vị trí then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh 2026.
- Lỗ hổng kỹ năng ở đâu? Đánh giá xem đội ngũ hiện tại có đủ kỹ năng để đạt mục tiêu không. Như đã phân tích trong xu hướng tuyển dụng 2026, các kỹ năng về AI, data analytics và digital transformation đang thiếu hụt nghiêm trọng.
Áp dụng công thức đơn giản: Supply (hiện có) – Demand (mục tiêu) = Gap. Con số Gap chính là nhu cầu tuyển dụng của bạn.
Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân sự 2026
Dự báo không phải là "đoán mò" mà là phân tích dựa trên ba yếu tố:
- Tăng trưởng doanh thu: Nếu doanh thu dự kiến tăng 20%, bạn cần tăng bao nhiêu % nhân sự? Tỷ lệ này khác nhau tùy ngành - công ty công nghệ có thể tăng 10% nhân sự để đạt 20% doanh thu nhờ automation, trong khi công ty dịch vụ có thể cần tăng 15-18%.
- Kế hoạch mở rộng: Mở chi nhánh mới, ra mắt sản phẩm mới, hay thâm nhập thị trường mới đều đòi hỏi nhân sự cụ thể. Lập danh sách chi tiết các dự án lớn trong 2026 và ước tính headcount cho từng dự án.
- Churn rate (tỷ lệ nghỉ việc): Theo Vietnam HR Insights 2024, tỷ lệ nghỉ việc trung bình tại Việt Nam là 15-18%/năm. Nếu bạn có 100 nhân viên và churn rate 15%, bạn cần tuyển ít nhất 15 người chỉ để "thay thế". Con số này chưa tính đến việc tăng trưởng.
Gợi ý: Xây dựng bảng dự báo với 3 kịch bản - Conservative (tăng trưởng thấp), Base (kịch bản cơ sở), và Aggressive (tăng trưởng cao). Điều này giúp bạn linh hoạt điều chỉnh khi thị trường thay đổi.
Bước 3: Xác định ngân sách tuyển dụng thực tế
Ngân sách tuyển dụng không chỉ là "phí đăng tin". Bạn cần tính Total Cost of Hiring bao gồm:
- Chi phí kênh: Job boards, LinkedIn Premium, headhunter (thường 15-25% mức lương năm)
- Chi phí nhân sự: Lương recruiter, thời gian của hiring manager
- Chi phí công nghệ: ATS, Talent Intelligence Platform, assessment tools
- Chi phí thời gian: Mỗi ngày vị trí bỏ trống = mất năng suất
Theo khảo sát của Talent Net Group, chi phí tuyển dụng trung bình tại Việt Nam đã tăng giảm nhẹ so với năm trước, chủ yếu do cạnh tranh ứng viên tăng và time-to-fill kéo dài. Doanh nghiệp trong nước giảm từ 6,7% (2023) → 6,3% (2024) → dự kiến tăng nhẹ (2025). Dù tăng trưởng lương giảm, mức giảm nhẹ cho thấy doanh nghiệp vẫn nỗ lực hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn kinh tế khó khăn.
Biểu đồ so sánh tỷ lệ tăng lương giữa các công ty trong nước và các tập đoàn đa quốc gia qua các năm
Do đó doanh nghiệp cần có chiến lược phân bổ ngân sách thông minh. Ví dụ mức phân bổ hợp lý: Khoảng 40% cho kênh sourcing, 30% cho công nghệ/công cụ, 20% cho employer branding, 10% dự phòng.
Xem thêm:
- Thuế vô hình khiến doanh nghiệp tuyển dụng kém hiệu quả?
- Xác định nhu cầu nhân lực & Hướng dẫn chiến lược toàn diện
Bước 4: Xây năng lực đội ngũ HR (HR Capability Map)
Kế hoạch tốt cũng vô dụng nếu đội HR không đủ năng lực thực thi. Đánh giá trung thực đội ngũ của bạn đang thiếu gì:
- Kỹ năng phân tích dữ liệu: Liệu recruiter có thể đọc hiểu báo cáo, phân tích conversion rate, hay xác định nguồn ứng viên hiệu quả nhất không? Theo Aptitude research, các tổ chức sử dụng talent analytics có tỷ lệ tuyển đúng người cao, và có 82% các công ty cho rằng dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định về tuyển dụng nhân tài.
- Kỹ năng phỏng vấn chuyên sâu: Đặc biệt cho các vị trí tech, sales hay leadership. Có thể cần đào tạo thêm về behavioral interview, case study assessment, hoặc technical screening.
- Employer branding: Khả năng xây dựng và truyền thông thương hiệu tuyển dụng qua content, social media và employee advocacy. Trong bối cảnh ứng viên hành xử như "khách hàng", employer branding không còn là optional.
Nếu thiếu năng lực nội bộ, cân nhắc đào tạo hoặc thuê ngoài (RPO) cho một số chức năng cụ thể.
Bước 5: Xây pipeline & chiến lược kênh tuyển dụng
Không phải vị trí nào cũng tuyển bằng một cách. Chia làm ba nhóm chính:
- Mass hiring (tuyển số lượng lớn - nhân viên kinh doanh, telesales, công nhân): Tập trung vào tốc độ, sử dụng job boards lớn, referral program và công cụ screening tự động.
- Specialist hiring (chuyên gia - engineer, analyst, designer): Cần sourcing chủ động qua LinkedIn, tech communities, và talent pool có sẵn. Theo Vietnam Tech Talent Report 2025, 64% ứng viên tech đến từ network và inbound thay vì apply chủ động - điều này đòi hỏi chiến lược employer branding và content marketing mạnh.
- Leadership hiring (C-level, director): Thường cần headhunter chuyên nghiệp hoặc executive search. Timeline dài hơn (3-6 tháng) và chi phí cao hơn (20-30% mức lương năm).
Đo lường hiệu quả từng kênh theo Source Effectiveness - tỷ lệ ứng viên chất lượng trên tổng số CV nhận được. Dữ liệu này giúp bạn phân bổ ngân sách tối ưu cho năm sau.
Bước 6: Tối ưu quy trình tuyển dụng (Operational Model)
Quy trình rườm rà là một trong những "thuế vô hình" lớn nhất khiến doanh nghiệp mất ứng viên giỏi. Chuẩn hóa quy trình theo 5 checkpoint:
- Job Requisition: Từ khi có nhu cầu đến khi JD được approve (mục tiêu: ≤ 3 ngày)
- Sourcing: Từ khi đăng tin đến khi có đủ CV chất lượng (mục tiêu: ≤ 7 ngày)
- Screening: Từ nhận CV đến shortlist (mục tiêu: ≤ 2 ngày)
- Interview: Từ shortlist đến hoàn thành phỏng vấn (mục tiêu: ≤ 10 ngày)
- Offer: Từ quyết định tuyển đến ứng viên ký accept (mục tiêu: ≤ 5 ngày)
Việc đo lường và tối ưu thời gian từng bước có thể giúp tiết kiệm đến 30-40% tổng time-to-hire. Mỗi ngày rút ngắn được là một lợi thế cạnh tranh với các công ty khác cũng đang "săn" cùng ứng viên đó.
Bước 7: Thiết lập KPI & Dashboard
Không đo lường = không cải thiện. Thiết lập ít nhất 5 KPI cốt lõi:
- Fill Rate: Tỷ lệ vị trí được fill thành công trên tổng số vị trí cần tuyển (mục tiêu: ≥ 90%)
- Time-to-Fill: Thời gian trung bình từ khi mở JD đến khi ứng viên onboard (benchmark: 30-45 ngày tùy vị trí)
- Cost-per-Hire: Tổng chi phí tuyển dụng chia cho số lượng người được tuyển
- Quality of Hire: Đánh giá hiệu suất nhân viên mới sau 90 ngày onboard
- Source Effectiveness: Nguồn nào mang lại ứng viên chất lượng cao nhất với chi phí thấp nhất
Dashboard cần được cập nhật real-time để leadership có thể ra quyết định nhanh, như đã đề cập trong chiến lược tuyển dụng 2026 về tầm quan trọng của dữ liệu trong ra quyết định.
Tích hợp Hire Central trong kế hoạch tuyển dụng 2026
Hire Central không chỉ là công cụ quản lý CV mà là đối tác chiến lược giúp bạn triển khai toàn bộ 7 bước trên:
- Dashboard dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng vị trí. Hệ thống cảnh báo sớm khi nào nên bắt đầu tuyển để đảm bảo đúng timeline.
- Quy trình linh hoạt theo từng vị trí: Tùy chỉnh workflow riêng cho mass hiring, specialist và leadership. Không còn tình trạng "một size fits all" gây lãng phí thời gian.
- Báo cáo real-time cho leadership: Tất cả KPI quan trọng được tổng hợp trên một dashboard duy nhất. Lãnh đạo có thể tracking tiến độ mọi lúc mọi nơi, không cần đợi báo cáo cuối tháng.
- Tự động hóa quy trình: Giảm 70% thao tác thủ công từ screening, lên lịch phỏng vấn đến gửi offer, giúp HR tập trung vào những công việc tạo giá trị cao hơn.
Xem thêm:
- Chiến lược Tuyển dụng 2026: Xu hướng, Công nghệ & Mô hình vận hành
- 7 Sai lầm tuyển dụng cuối năm khiến doanh nghiệp đánh mất ứng viên giỏi
- Dự báo nhân sự 2026: Ngành nào thiếu người? Vị trí nào tăng trưởng?
Kế hoạch tốt củng cố thực thi hiệu quả
Một kế hoạch tuyển dụng 2026 hoàn chỉnh cần có đủ ba yếu tố: dữ liệu để dự báo chính xác, quy trình được tối ưu hóa, và công nghệ để tự động hóa. Bảy bước trên tuy nghe đơn giản nhưng đòi hỏi sự cam kết thực thi nghiêm túc từ cả HR và leadership.
Những doanh nghiệp đầu tư thời gian lập kế hoạch chi tiết từ Q4/2025 sẽ có lợi thế rõ rệt: tuyển nhanh hơn, tốn ít hơn, và quan trọng nhất - tuyển đúng người hơn.
Đặt lịch demo Hire Central để nhận tư vấn cách xây dựng kế hoạch phù hợp với quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp bạn.
